SaaS (software-as-a-service) và On-Premise là hai mô hình phổ biến về sử dụng phần mềm đang được rất nhiều các doanh nghiệp trên thế giới triển khai và áp dụng, đặc biệt trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp. 

Một ví dụ đơn giản, điển hình cho hai mô hình này mà hầu hết những người đã và đang tiếp xúc và làm việc với máy tính đều biết, đó là Office 365 và Office 2022. Cả hai phần mềm ứng dụng này trên cung cấp cho chúng ta những công cụ soạn thảo văn bản quốc dân là Words, Excel, Powerpoint… Tuy nhiên, phương thức triển khai của chúng lại là điểm khác biệt. Với Office 2022, như bao phiên bản trước đó của nó, người dùng sẽ phải mua bản quyền từ nhà cung cấp (NCC) Microsoft, tải về máy và cài đặt, sau đó kích hoạt bản quyền, cuối cùng là chạy phần mềm Office cho mỗi lần sử dụng. Trong khi đó, với Office 365, người dùng thông qua trình duyệt Internet, ví dụ Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge…, truy cập vào địa chỉ Office 365, tạo tài khoản và đăng nhập, sau đó chọn gói dịch vụ và trả tiền thuê bao sử dụng định kỳ tùy thuộc vào gói dịch vụ đã lựa chọn. Từ đó mỗi lần sử dụng, người dùng chỉ cần đăng nhập thông qua trình duyệt internet và chọn ứng dụng tương ứng.

Ví dụ trên đây là một cách giải thích ngắn gọn nhất để chúng ta dễ hình dung về khái niệm chung hai mô hình trên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu và so sánh cách cung cấp Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo (Giải pháp Viindoo) theo mô hình SaaS và On-Premise, qua đó bạn có thêm góc nhìn đa chiều để tìm và chọn ra mô hình phù hợp nhất cho Doanh nghiệp mình.

Viindoo SaaS - dịch vụ cho thuê Giải pháp Viindoo trên nền tảng điện toán đám mây

Phần mềm sẽ được lưu trữ và cài đặt trên đám mây (Cloud) mà không cần thực hiện bất kỳ cài đặt nào trên máy chủ hoặc máy tính cá nhân Yêu cầu duy nhất để có thể sử dụng hệ thống là người dùng phải có thiết bị (computer, laptop, tablet hay smartphone) kết nối với Internet. Theo đó, khách hàng chỉ cần đăng nhập vào website hệ thống dùng thử hay trả phí của họ và làm việc trực tiếp trên đó.

Mọi hoạt động và lưu trữ dữ liệu trên cơ sở dữ liệu (database), từ một tin nhắn cho đồng nghiệp, gửi email cho khách hàng hay tạo một đơn bán,... đều được đưa lên Cloud. Toàn bộ dữ liệu được chia sẻ và đồng bộ nhanh chóng trên toàn hệ thống cho tất cả người dùng được phân quyền tương ứng.

Ví dụ, nếu bạn là một nhân viên bán hàng đang chăm sóc khách hàng trên hệ thống Viindoo CRM, quản lý, trưởng bộ phận bán hàng của bạn cũng có thể nhanh chóng nắm được quá trình chăm sóc, như khách hàng là ai, lịch sử trao đổi với khách hàng, số lần gọi điện, email cho khách, khách hàng đang trong giai đoạn nào, khả năng chốt được đơn ra sao,… mà không cần chờ bạn trình bày lại từ đầu. Sử dụng Viindoo SaaS, ngoài việc đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, bạn còn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối Internet.

Thời gian hoạt động, Uptime, của hệ thống Viindoo SaaS luôn hoạt động trên Cloud lên tới 99%. Điều đó cho phép toàn bộ người dùng đăng nhập và làm việc 24/7 và hầu như không gián đoạn.

>> Xem thêm: SaaS là gì và 7 điều doanh nghiệp cần biết

On-Premise - Cài đặt Giải pháp Viindoo trên máy chủ của Doanh nghiệp

Khách hàng lựa chọn mô hình Viindoo On-Premise phần lớn là doanh nghiệp nhà nước hoặc doanh nghiệp quy mô lớn và rất lớn với những đặc điểm sau:

• Có chính sách bảo mật đặc thù riêng. Họ muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu đầu ra / đầu vào, đặc biệt là những dữ liệu “nhạy cảm”.

• Là công ty công nghệ lớn và đã có hệ thống server hoàn chỉnh sẵn sàng đi vào hoạt động (mua hoặc thuê dịch vụ của một bên thứ 3 và lắp đặt tại địa điểm doanh nghiệp).

• Có ngân sách lớn để đầu tư vào Công nghệ. Vì để cài đặt On-Premise, doanh nghiệp cần đầu tư rất nhiều về hệ thống hạ tầng với nhiều loại chi phí như chi phí bản quyền phần mềm, chi phí cho đội ngũ công nghệ thông tin.

Với mô hình triển khai này, khách hàng mua các ứng dụng của Giải pháp Viindoo phù hợp với nhu cầu thực tế, sau đó tải về, cài đặt và lưu trữ trực tiếp trên server riêng của mình (bao gồm cả database). Lúc này, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát đối với mọi hoạt động diễn ra trên hệ thống, bao gồm cả tùy chọn thiết lập sử dụng phần mềm online, offline hoặc kết hợp cả hai hình thức.

Với những tính năng riêng lẻ hoặc ứng dụng đã mua, khách hàng không những có thể truy cập trực tiếp mã nguồn (code) để tìm hiểu logic được Viindoo lập trình cho tính năng đấy, mà còn có thể sử dụng mã nguồn đó như một thư viện thứ 3 để giúp phát triển mở rộng thêm tính năng riêng, phù hợp với từng nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. 

Ưu điểm - Hạn chế của từng mô hình

Viindoo cung cấp sản phẩm là giải pháp Viindoo tới khách hàng. Xét về bản chất, chọn Viindoo SaaS đồng nghĩa với việc khách hàng thuê giải pháp Viindoo, chọn On-Premise có nghĩa là khách hàng mua lại giải pháp Viindoo. Ưu điểm và nhược điểm của việc thuê và mua là một điểm mà khách hàng nên xem xét. 

Ưu điểm của mô hình Viindoo SaaS

SaaS nói riêng và Viindoo SaaS nói chung đã, đang và sẽ là mô hình tối ưu triển khai phần mềm cho nhiều doanh nghiệp với nhiều điểm mạnh vượt trội. 

1. Phạm vi áp dụng lớn

Phạm vi khách hàng sử dụng Viindoo SaaS tương đối rộng, bao gồm:

• SMEs - những doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp start-up; hoặc

• Doanh nghiệp không có đội IT in-house hoặc IT không đủ khả năng quản lý và vận hành một hệ thống toàn chỉnh.

• Doanh nghiệp không chuyên hoặc không muốn đầu tư quá nhiều thời gian, công sức và nhân lực vào mảng kỹ thuật IT - quản lý hệ thống.

• Doanh nghiệp cần một giải pháp quản trị toàn diện. Giải pháp này yêu cầu:

• Dữ liệu phải liền mạch, đồng bộ và xuyên suốt tất cả các bộ phận, phòng ban.

• Tính tự động hóa cao, nhất là về nghiệp vụ kế toán với mỗi nghiệp vụ phát sinh trong quy trình vận hành (mua, bán, dịch chuyển kho, sản xuất,…)

• Hỗ trợ tốt trong việc hoạch định nguồn lực, cung cấp nhiều dữ liệu thống kê và phân tích mang tính thời điểm.

2. Tính linh hoạt

• Đầu tư phần cứng:

• Đầu tư về cơ sở hạ tầng như lắp đặt server, database để lưu trữ.

• Thời gian tìm hiểu về độ tương thích của phần cứng dựa trên yêu cầu của phần mềm. Ví dụ như Hệ điều hành gì, dung lượng bộ nhớ bao nhiêu, dung lượng ổ cứng bao nhiêu, tốc độ xử lý của server,…

• Đầu tư phần mềm quản lý và điều hành server và database.

• Chi phí hoạt động cho cơ sở hạ tầng.

• Đầu tư phần mềm:

• Không mất phí bản quyền phần mềm.

• Không cần tải hay thiết lập cài đặt ở máy tính cá nhân. Chỉ cần sử dụng trình duyệt Internet.

• Đầu tư nhân sự:

• Không cần đầu tư vào đội ngũ IT in-house (tuyển dụng và đào tạo từ đầu) để vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống…

• Địa điểm:

• Có thể linh hoạt truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi.

4. Nâng cấp và bảo trì hệ thống từ phía nhà cung cấp

Một công việc khá mất thời gian và công sức khác mà Viindoo SaaS giải quyết cho khách hàng đó là việc nâng cấp và bảo trì toàn bộ phần cứng và phần mềm. Hệ thống của khách hàng luôn được đảm bảo vận hành trơn tru mà không có bất kỳ lỗi phát sinh nào. Những bản vá lỗi phần mềm, những tính năng đặc thù của từng nghiệp vụ trong doanh nghiệp luôn được cập nhật mới nhất một cách tự động để luôn đáp ứng được nhu cầu sử dụng và yêu cầu của từng ban ngành trên từng lĩnh vực chuyên môn.

Bên cạnh đó, dữ liệu trên hệ thống của khách hàng đều được tự động sao lưu dữ liệu (backup) hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng với tổng số 14 bản backup tự động mới nhất. Ngoài ra còn có 03 bản backup mới nhất thủ công do chính người dùng tự thực hiện.

>> Xem thêm: Dịch vụ SaaS - Xu thế trong Quản trị doanh nghiệp hiện nay

Hạn chế của mô hình Viindoo SaaS

Yêu cầu bắt buộc phải kết nối với internet để truy cập. Đây vừa là điểm cộng vừa là điểm trừ lớn nhất của SaaS.

Bên cạnh đó, việc truyền và tải dữ liệu thông qua phương thức kết nối internet và lưu trữ dữ liệu ở một server nào đó lại có thể là một rào cản bảo mật với một số doanh nghiệp.

Điểm hạn chế cuối cùng của Viindoo SaaS, đó là khách hàng không thể truy cập mã nguồn (code). Việc này giúp ích cho người biết kỹ thuật chủ động đọc hiểu logic của một tính năng bất kỳ hay chủ động tái sử dụng mã nguồn như một thư viện để tự phát triển hoặc mở rộng một tính năng riêng khác phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp.

Ưu điểm của mô hình On-Premise

Mặc dù hiện tại ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng và chuyển đổi sang Viindoo SaaS, tuy nhiên không vì thế mà mô hình triển khai phần mềm truyền thống On-Premise mất đi ưu thế riêng của nó.

1. Có thể thiết lập truy cập offline

Ngược lại với Viindoo SaaS, với mô hình On-Premise khách hàng có thể thiết lập truy cập offline, nghĩa là không cần bắt buộc phải kết nối với Internet (ví dụ thông qua wifi) mà chỉ cần sử dụng mạng nội bộ (mạng LAN). 

2. Toàn quyền kiểm soát toàn hệ thống

Một trong những ưu điểm lớn nhất của On-Premise, đồng thời cũng là tiêu chí lớn nhất khi khách hàng chọn mô hình này, đó là toàn quyền kiểm soát hệ thống mà có thể không cần phụ thuộc vào một bên thứ 3, ví dụ:

• Lựa chọn cấu hình server và database phù hợp với nhu cầu về hiệu năng hoạt động của hệ thống.

• Chủ động chọn và thiết lập chế độ bảo mật cho server, database và quyền kết nối internet.

• Kiểm duyệt toàn bộ mã nguồn trước khi đưa lên server, từ đó có thể tùy chỉnh hay mở rộng tính năng theo nhu cầu riêng.

3. Tính độc lập

Bên cạnh đó, tính độc lập cũng là một điểm mạnh của On-Premise. Do sử dụng server riêng, quyền truy cập vào server luôn được đảm bảo hoạt động, trong đó có thể hoạt động chỉ với hình thức offline.

4. Giá thành sản phẩm

Về phần giá thành, khách hàng mua một lần và sử dụng cả đời.

Nhược điểm của mô hình On-Premise

Chi phí đầu tư lớn cho phần cứng (server, database,…) và cơ sở hạ tầng (địa điểm, không gian đặt server, điện năng tiêu thụ,…) là một hạn chế khiến nhiều chủ doanh nghiệp cân nhắc khi sử dụng mô hình này. Cùng với đó, khách hàng luôn phải cân nhắc và giải quyết những chi phí liên tục và chi phí phát sinh như:

• Nâng cấp mở rộng phần cứng, tăng hiệu năng hoạt động của server.

• Nâng cấp mở rộng không gian lưu trữ.

• Bảo trì liên tục server.

• Mức tiêu thụ điện năng, làm mát tản nhiệt,…

Để có thể thực hiện những công việc kỹ thuật nêu trên yêu cầu doanh nghiệp khách hàng có một đội ngũ IT riêng để đảm bảo toàn hệ thống được đưa vào hoạt động và vận hành trơn tru từ khâu xây dựng, cài đặt, thiết lập, lên kế hoạch, đưa vào vận hành, đào tạo chuyên môn đến cả bảo trì, backup, nâng cấp và sửa chữa lỗi phát sinh trong quá trình vận hành. Khối lượng công việc dành cho tất cả các khâu kể trên rất lớn và đòi hỏi đội ngũ IT có trình độ chuyên môn rất cao.

Trường hợp nếu IT in-house không tự thực hiện được việc nâng cấp mở rộng tính năng trên hệ thống mà cần sự giúp đỡ từ Viindoo thì sẽ cần phải chi trả chi phí dịch vụ tùy biến và đào tạo cộng các khoản chi phí phát sinh khác (nếu có). 

Viindoo SaaS vs On-Premise - đâu là sự lựa chọn?

Xét về mặt chất lượng, dù chọn Viindoo SaaS hay On-Premise thì khách hàng đều nhận được 1 hệ thống Quản trị doanh nghiệp có đầy đủ tính năng theo nhu cầu 100% chất lượng. Mỗi tính năng đều được Viindoo phát triển và kiểm thử kỹ càng bởi cả máy kiểm (runbot) lẫn con người (đội ngũ Quản lý chất lượng). Việc này đảm bảo 100% độ tương thích kể cả nếu được cài lên hệ thống SaaS do Viindoo cung cấp hay server riêng của khách hàng.

Xét về mặt chi phí, với On-Premise, doanh nghiệp chỉ trả tiền một lần duy nhất cho tính năng mà mình mua. Tuy nhiên, bạn sẽ phải tự bảo trì và nâng cấp tính năng đó. Trường hợp bạn muốn nâng cấp phiên bản cao hơn, ví dụ Viindoo 14 lên Viindoo 15, bạn cần mua và thanh toán tiếp cho phiên bản đấy. Trong khi đó, với Viindoo SaaS, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận hơn với một hệ thống Quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) luôn được xem là đắt đỏ và chỉ dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Viindoo SaaS tính phí hàng tháng theo số lượng người dùng và ứng dụng mà doanh nghiệp sử dụng. Như vậy, doanh nghiệp dễ dàng phân bổ chi phí đầu tư cho công nghệ hàng tháng, giảm bớt rủi ro đầu tư ban đầu. Một điểm nữa, sử dụng Viindoo SaaS, doanh nghiệp bạn hoàn toàn thừa hưởng những tính năng mới nhất được cập nhật bởi đội ngũ Viindoo, không cần lo lắng về việc nâng cấp hay bảo trì hệ thống định kỳ.