3 năm
3 năm
Trước khi tiếp cận với đơn vị tư vấn triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), chủ doanh nghiệp/nhà quản lý nên tham khảo các thông tin về các giải pháp và phương pháp triển khai dự án. Điều này giúp doanh nghiệp có được sự chủ động khi lựa chọn phần mềm và phối hợp thực hiện với các bên liên quan trong quá trình triển khai mà không bị phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị tư vấn.
Bài viết này sẽ bàn về các phương pháp triển khai một dự án ERP với ưu - nhược điểm của từng phương pháp. Người viết hy vọng sẽ giúp ích cho chủ doanh nghiệp/nhà quản lý trong việc lựa chọn phương pháp tối ưu nhất.
Tham khảo thêm các bài viết về Chuyển đổi số, Triển khai ERP.
Lộ trình triển khai dự án ERP cơ bản
Trước khi tìm hiểu chi tiết các phương pháp, chúng ta hãy xem lộ trình triển khai dự án ERP thể hiện trong hình minh họa dưới đây để nắm được thông tin tổng quan.
Triển khai dự án ERP như thế nào?
Có 4 phương pháp phổ biến được áp dụng trong việc triển khai các dự án ERP: triển khai tổng lực - Big Bang, triển khai cuốn chiếu - Phased Roll-out, triển khai song hành - Parallel và phối hợp linh hoạt - Hybrid. Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm riêng, nên câu hỏi “Phương pháp nào tốt nhất cho mọi doanh nghiệp?” thực tế không có câu trả lời. Trước khi nhận được bản phương án của đơn vị tư vấn, doanh nghiệp nên có sự tìm hiểu trước, dựa vào tính chất của từng phương pháp để ra quyết định.
1. Phương pháp Big Bang
Phương pháp này sẽ triển khai trên diện rộng, toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Điểm cộng là khi tất cả các nghiệp vụ sẽ go-live trong cùng một thời điểm, thời gian triển khai sẽ được tối ưu; rất thuận lợi khi thiết lập, cài đặt hệ thống. Việc quy hoạch, xử lý và xây dựng bộ dữ liệu cơ sở (master data) cũng sẽ dễ dàng hơn, bởi trong phần mềm ERP chúng có tính liên kết và kế thừa từ nghiệp vụ này sang nghiệp vụ khác.
Tuy nhiên, cũng vì thế, trong thời gian triển khai dự án, toàn bộ nhân sự của bạn từ nhân viên trực tiếp dùng phần mềm đến quản lý cấp trung và lãnh đạo cấp cao đều cần tham gia. Công việc hàng ngày của doanh nghiệp có thể sẽ bị chậm lại hoặc gián đoạn. Hơn nữa, việc này cũng đòi hỏi đội ngũ nhân sự cần có trình độ nhất định đảm bảo tiếp thu nhanh chóng kiến thức về phần mềm và có thể hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình tập huấn với đơn vị tư vấn.
Ngoài ra, áp lực triển khai sẽ gia tăng vì yêu cầu trong đúng khoảng thời gian ngắn, ban dự án phải xử lý xong toàn bộ dữ liệu cần thiết cho tất cả các phòng ban sử dụng. Kèm theo đó, khả năng phát sinh cái lỗi về mặt con người cũng sẽ tăng lên: nhầm lẫn số liệu, sai sót nhập liệu…
Đặc biệt, khi chuyển sang bước Kiểm thử hệ thống, chúng ta cần chuẩn bị về cả nguồn lực kỹ thuật lẫn con người đủ mạnh để sẵn sàng xử lý số lượng bugs (lỗi) khổng lồ: có thể là bug kỹ thuật, cũng có thể là bug do nhân viên thao tác, nhập liệu. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng khi bạn gặp lỗi ở bước này. “The more you test, the better your implementation will be" - Càng kiểm thử nhiều, càng phát hiện nhiều lỗi thì dự án ERP của bạn càng có cơ hội thành công và hiệu quả cao hơn.
Triển khai tổng lực đồng nghĩa với việc tất cả các bộ phận nghiệp vụ cùng đưa phần mềm vào ứng dụng thực tế công việc (Go-live) trong một thời điểm. Dự án đánh cược tại thời điểm này. Không chỉ phía đơn vị triển khai mà ngay cả doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị kỹ lưỡng để bước Go-live có thể diễn ra thuận lợi, không bị kéo dài, không phát sinh các vấn đề ngoài tầm kiểm soát.
Ưu nhược điểm của phương pháp Big Bang:
2. Phương pháp Phased Roll-out
Giống “Câu chuyện bó đũa", thay vì bẻ cả nắm đũa cùng một lúc, chúng ta sẽ tập trung xử lý từng chiếc đũa một. Thời gian thực hiện sẽ kéo dài hơn, tuy nhiên, độ khó giảm đi và quan trọng hơn hết, kết quả cuối cùng vẫn được đảm bảo. Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể triển khai:
By module: Theo từng cụm phân hệ (module)
By location: Theo từng chi nhánh/ công ty thành viên
By business unit: Theo từng phòng ban nghiệp vụ
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp dễ đánh giá hiệu quả, mức độ phù hợp của phần mềm ERP và năng lực của đơn vị triển khai trước khi ứng dụng sâu rộng vào toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, nó có thể triệt tiêu đáng kể các rủi ro khi triển khai ERP về mặt sử dụng vốn, con người và công nghệ, tuy nhiên lại khiến dự án kéo dài thời gian thực hiện, có thể làm tổng chi phí gia tăng.
Về mặt con người, phương pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ nhân viên của bạn tiếp cận phần mềm, giảm nguy cơ phản kháng vì sự dịch chuyển từ quá trình làm việc thủ công hoặc thao tác trên các phần mềm riêng lẻ sang một hệ thống duy nhất được diễn ra từ từ. Nhân viên có nhiều thời gian để học và làm quen với phần mềm, giảm thiểu các sai sót hoặc lỗi phát sinh từ phía người dùng.
Mặt khác, chính vì thời gian dự án kéo dài từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án để xử lý các tình huống về mặt nhân lực: nhân viên giảm động lực, chán nản, thậm chí cảm thấy kiệt sức; thay đổi nhân sự (nghỉ việc, ốm nặng, việc riêng…) khiến dự án bị ngưng trệ, các thành viên còn lại bị ảnh hưởng.
Và vấn đề quan trọng nhất là bạn cần một đơn vị tư vấn cùng lãnh đạo doanh nghiệp có tầm nhìn thấu đáo để có thể định hướng, lập kế hoạch tổng thể cho toàn bộ quá trình triển khai, tránh trường hợp các mục tiêu bị chia nhỏ lắt nhắt, không gắn kết và xuyên suốt làm “bó chân" cho những chiến lược sau này.
Dưới đây, chúng ta hãy cùng tổng hợp lại ưu - nhược điểm của phương pháp Phased Roll-out:
3. Phương pháp Parallel
Phương pháp này bắt nguồn từ nhu cầu của doanh nghiệp muốn duy trì hệ thống vận hành hiện tại song song với hệ thống ERP mới (ở dạng test-mode), nhằm đảm bảo quá trình triển khai ERP không tác động tới hoạt động thực tế cho đến khi nó thành công. Doanh nghiệp sẽ chỉ bắt đầu sử dụng hệ thống ERP khi đã chắc chắn nó đã sẵn sàng và đáp ứng các yêu cầu vận hành đã đặt ra.
Lợi ích của việc này là rủi ro về việc thất bại hoặc phát sinh lỗi, sự cố ngoài ý muốn gần như được loại bỏ hoàn toàn. Doanh nghiệp cũng dễ dàng so sánh hai hệ thống để thấy được điểm vượt trội của phần mềm ERP, cũng như những điểm cần khắc phục để vận hành hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của nhân viên tham gia dự án ERP tăng lên gấp đôi. Họ vừa phải đảm bảo vận hành hệ thống cũ, vừa phải tham gia xây dựng, thiết lập, điều chỉnh hệ thống mới. Đây thực sự sẽ là một thách thức cho chính nhân sự và đội ngũ quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí vận hành doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai ERP cũng gia tăng đáng kể.
Chúng ta có thể tóm tắt lại ưu - nhược điểm của phương pháp Parallel như sau:
4. Phương pháp Hybrid
Theo báo cáo của Panorama Consulting Group, phương pháp này đã được 42.9% doanh nghiệp lựa chọn khi triển khai ERP trong năm 2021. Hybrid là sự kết hợp giữa phương pháp Big Bang và Phased Roll-out.
Trên cơ sở đặc thù về loại hình sở hữu, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động và quy mô, doanh nghiệp có thể triển khai Big Bang giai đoạn đầu, áp dụng phương pháp Phased Roll-out ở giai đoạn sau, khi mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Làm sao lựa chọn phương pháp triển khai dự án ERP phù hợp?
Để lựa chọn phương pháp phù hợp và tối ưu nhất, hãy xem xét một số yếu tố sau:
Quy mô nhân sự, cơ cấu tổ chức
Mục tiêu triển khai ERP của lãnh đạo, của từng bộ phận
Năng lực đội ngũ nhân sự hiện tại
Ngân sách đầu tư
Quy trình hiện tại: đã quy chuẩn chưa?
Với doanh nghiệp quy mô nhỏ (SMEs hoặc start-up), ít phòng ban nghiệp vụ, mới đi vào vận hành, đội ngũ nhân sự trẻ, dễ thích ứng, chịu được áp lực cao, bạn có thể áp dụng phương pháp Big Bang. Tại thời điểm này, database của doanh nghiệp chưa quá lớn và quy mô nhân sự nhỏ sẽ là điều kiện thuận lợi để bạn phối kết hợp với đơn vị tư vấn triển khai ERP tổng thể, đánh nhanh, thắng nhanh.
Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể mở rộng hoạt động, phát sinh thêm các phòng ban nghiệp vụ. Khi đó, hãy áp dụng phương pháp Phased Roll-out.
Với các doanh nghiệp lớn, hoặc mô hình đa công ty/tập đoàn, phương pháp Phased Roll-out rõ ràng sẽ hiệu quả hơn. Trừ khi doanh nghiệp có đối tác tư vấn triển khai sở hữu tiềm lực mạnh về cả công nghệ và nguồn nhân lực. Tuy nhiên, các rủi ro hệ thống khi triển khai tổng lực vẫn khó có thể triệt tiêu. Doanh nghiệp cần thận trọng trong từng bước đàm phán và đánh giá phương án triển khai.
Khi bạn đã chuẩn bị sẵn nguồn kinh phí, ngân sách đủ lớn và sở hữu đội ngũ nhân sự tinh nhuệ, khả năng tiếp thu công nghệ tốt và hiệu suất làm việc cao, bạn hoàn toàn có thể đi theo hướng vận hành song song hai hệ thống để đảm bảo dự án ERP thành công, sớm mang lại hiệu quả.
Viindoo với kinh nghiệm triển khai ERP cho các doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực và quy mô từ start-up, SMEs đến Doanh nghiệp lớn và đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm thực chiến sẽ giúp chủ doanh nghiệp giải bài toán ERP bằng phương pháp phù hợp nhất. Trên cơ sở khảo sát chi tiết nghiệp vụ, phân tích và đánh giá mức độ đáp ứng của phần mềm với hoạt động thực tế của doanh nghiệp, Viindoo sẽ đề xuất phương án triển khai mang lại cho doanh nghiệp nhiều giá trị nhất với chi phí tối ưu trong một lộ trình triển khai rõ ràng.
Tìm hiểu thêm về Dịch vụ Tư vấn Triển khai ERP của Viindoo
