Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, lượng nhân viên đông và việc tuyển dụng được diễn ra liên tục, số lượng hồ sơ rất nhiều. Vậy cần phần loại hồ sơ như thế nào? Lưu trữ ra sao? Để hiểu rõ hơn khái niệm hồ sơ nhân sự cũng như cách quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp, hãy tham khảo bài viết dưới đây.

Các vấn đề thường gặp trong quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự được hiểu một cách đơn giản là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của người lao động trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp… Hồ sơ có bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng làm việc, bảo hiểm xã hội, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng, lịch sử nghỉ phép… Việc lưu trữ hồ sơ của nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý hành chính của toàn doanh nghiệp.

 Xem thêm: 3 bước tận dụng dữ liệu để lên kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Tuy nhiên, với số lượng nhân sự lớn và số lượng hồ sơ nhiều, việc quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn:

1. Hồ sơ giấy tờ chồng chất

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân sự có thể vài chục, vài trăm thậm chí vài nghìn người. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, số lượng phòng ban, nhân viên càng nhiều. Kéo theo đó, hồ số lượng sơ nhân sự sẽ tăng theo cấp số nhân. Hãy thử tưởng tượng, toàn bộ số hồ sơ này là hồ sơ giấy, vậy hình ảnh giấy tờ chồng chất tại phòng nhân sự sẽ “kinh khủng” như thế nào?

2. Tốn diện tích lưu trữ

Hồ sơ chồng chất đồng nghĩa với việc lưu trữ chúng chắc chắn sẽ tốn nhiều diện tích của văn phòng. Đôi khi, doanh nghiệp sẽ cần đến cả khu vực kho lớn để lưu trữ những hồ sơ này.

3. Tìm kiếm hồ sơ khó khăn, mất thời gian

Lượng hồ sơ quá nhiều và không được sắp xếp khoa học sẽ gây khó khăn khi cần tìm kiếm giấy tờ hay thông tin của nhân sự nào đó. Đồng thời, người quản lý hồ sơ cũng phải mất khá nhiều thời gian để tra ra vị trí chính xác của hồ sơ cần tìm.

4. Hồ sơ dễ thất lạc

Không chỉ tốn diện tích, tốn thời gian, việc quản lý hồ sơ giấy truyền thống còn có thể dẫn đến hậu quả mất hồ sơ. Trong quá trình tìm kiếm, bổ sung hay loại bỏ hồ sơ nhân viên cũ, bộ phận lưu trữ rất dễ sơ suất dẫn đến mất, thất lạc hồ sơ:

Bỏ nhầm hồ sơ nhân sự đang còn làm việc với nhân sự đã nghỉ.

Để lẫn hồ sơ của phòng ban với nhau, để lẫn hồ sơ của năm, của tháng (để lẫn hồ sơ đã phân loại),...

...

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

1. Phân loại hồ sơ theo từng mục khác nhau trước khi lưu trữ

Việc phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ rất quan trọng, điều đó không chỉ thuận tiện cho việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ mà còn giúp cho việc kiểm tra hồ sơ dễ dàng hơn. Một số cách để phân loại hồ sơ gồm:

Phân loại theo bộ phận, phòng ban mà nhân sự làm việc.

Phân loại hồ sơ theo từng cụm như cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm quý 4,...

Phân loại theo năm vào công ty.

2. Lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm

Doanh nghiệp ngày càng phát triển, quy mô nhân sự gia tăng, kéo theo hình thức lưu giữ hồ sơ truyền thống sẽ không còn phù hợp. Thay vì sử dụng những tủ đựng hồ sơ tốn diện tích, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm lưu trữ hồ sơ.

Giải pháp này vừa giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, vừa tối ưu việc quản lý hồ sơ. Nhân viên phòng nhân sự có thể dễ dàng tìm kiếm hồ sơ của bất kỳ nhân viên nào khi cần thiết hay có thể xóa bỏ những hồ sơ nhân sự đã nghỉ việc,...

3. Thiết lập file hồ sơ khoa học

Hồ sơ nhân sự cần được lưu trữ dưới dạng tập tin và lưu tên theo mã cụ thể để dễ dàng tìm kiếm. Một kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ cho các nhân viên phòng nhân sự  phân loại hồ sơ theo mục cụ thể và tạo mã riêng cho từng nhân sự. Đặc biệt, doanh nghiệp nên sử dụng thêm hình ảnh đại diện của mỗi nhân viên để việc tìm kiếm được nhanh chóng và đơn giản hơn.

Xem thêm: Quản trị Nguồn nhân lực (HRM) là gì? Tất tần tật về Quản trị Nguồn nhân lực 

4. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên cần được kiểm tra và cập nhật thường xuyên

Dù lưu trữ hồ sơ nhân viên trên các phần mềm, thì việc kiểm tra và cập nhật thường xuyên luôn là điều bắt buộc. Nhân viên mới cần được cập nhập file lưu trữ mới, nhân viên đã nghỉ việc cần phải xóa bỏ hồ sơ. Đặc biệt, sự thay đổi vị trí, thăng chức của nhân viên đang làm việc cũng cần được cập nhập liên tục. Điều đó đảm bảo cho thông tin hồ sơ được đầy đủ và chính xác.

Trên đây là những thông tin hữu ích về hồ sơ nhân sự cũng như quy trình để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Chúc các bạn thành công với các mẹo lưu trữ hồ sơ ở trên nhé.