David Allen - một nhà tư vấn quản lý - đã sáng tạo ra một phương pháp - nghệ thuật quản lý công việc, dự án và nhiệm vụ mà ông đặt tên là Getting Things Done (GTD). Ông đã trình bày ý tưởng của mình trong cuốn sách cùng tên (tạm dịch là Hoàn thành mọi việc không hề khó) xuất bản năm 2001. Trong cuốn sách của mình, David Allen đã hướng dẫn người đọc tạo ra một kế hoạch làm việc chi tiết, cụ thể theo trình tự thời gian nhằm tối ưu hóa kết quả và đảm bảo luôn hoàn thành công việc đúng hạn. Cho đến nay, phương pháp của Allen vẫn được rất nhiều người theo đuổi và ứng dụng vào cuộc sống nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả.

Vậy Getting Things Done là gì? Và làm thế nào để vận dụng nó tốt nhất cho Bạn và Doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi khám phá điều đó qua bài viết dưới đây.

Cuốn sách để đời đã giúp David Allen lọt vào top các tác giả có sách bán chạy nhất (bestselling authors) theo danh sách của tạp chí New York Times.

Getting Things Done - Khi Hoàn thành mọi việc không hề khó

Vì sao chúng ta lại rất dễ quên những việc cần làm?

Cả trong cuộc sống và công việc, mỗi cá nhân đều có rất nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành đúng thời hạn. Bạn cần gửi báo giá cho khách hàng quan trọng, tham dự một cuộc họp nhân viên hoặc đơn giản là gọi điện kiểm tra xem vé máy bay cho chuyến công tác ngày mai đã được đặt hay chưa. Tuy nhiên, khả năng ghi nhớ và sắp xếp của con người là có hạn. Sẽ có lúc, bạn quên mất cần phải làm một tác vụ cực kỳ quan trọng. Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến bản thân và còn kéo theo nhiều vấn đề với cả các đồng nghiệp của bạn.

Để giải quyết khúc mắc kể trên, David Allen đã sáng tạo ra một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả trong việc ghi nhớ, sắp xếp và xử lý các công việc theo trình tự thời gian mà ông đặt tên là Getting Things Done.

Phương pháp Getting Things Done là gì?

Getting Things Done, dịch từ tiếng Anh, có nghĩa là Hoàn thành mọi việc. Đúng như tên gọi của mình, phương pháp GTD nhằm mục đích giúp các cá nhân giải quyết tất cả công việc với 3 tiêu chí căn bản:

Không bỏ sót bất kỳ công việc nào;

Mọi công việc được hoàn thành đúng hạn, theo đúng mức độ ưu tiên;

Mọi hoạt động cần hoàn thành trong tương lai đều được lên kế hoạch và có lộ trình thực hiện rõ ràng.

Allen gợi ý cho người đọc một hệ thống lưu trữ và xử lý các công việc theo tuyến hành động với 5 bước như trong mô hình này:

Cùng thực hiện Getting Things Done với Viindoo

Allen muốn phương pháp của mình phải thật đơn giản, dễ dàng để bất kỳ ai cũng có thể hiểu và làm theo được. Ông muốn người dùng của mình tận dụng được mọi tài nguyên sẵn có để có thể lưu trữ và sắp xếp các công việc sao cho hợp lý.

Việc ứng dụng phần mềm ERP vào quản trị đã không còn xa lạ với các Doanh nghiệp. Những phần mềm Quản trị Doanh nghiệp hiện đại nổi bật như Giải pháp Viindoo được tích hợp với những tính năng lưu trữ và nhắc nhở cực kỳ hữu dụng, hỗ trợ người dùng dễ dàng thực hiện phương pháp GTD. Hãy cùng xem chúng tôi thực hiện Getting Things Done với Viindoo như thế nào nhé!

Thu thập dữ liệu

Bước đầu tiên của GTD: Hãy viết tất cả mọi điều bạn có trong đầu vào phân hệ Ghi chú của Viindoo!

Trí não là công cụ sáng tạo tuyệt vời, nhưng lại không giỏi trong việc lưu trữ những thông tin. Mỗi người chỉ có khả năng ghi nhớ ở mức độ nhất định, và nếu lưu lại, các công việc sẽ mau chóng bị trôi vào quên lãng. Với Viindoo, mọi tác vụ bạn được giao thông qua ứng dụng Thảo luận đều có thế được đánh dấu sao và lưu trữ để xem lại nhanh chóng. 

Bạn hoàn toàn có thể đánh dấu sao cho các tin nhắn đến trong mục Thảo luận...

...hoặc ngay tại những nhiệm vụ được giao. Mọi cập nhật của nhiệm vụ sẽ được thông báo để bạn có thể nắm bắt và thực thi vào thời điểm thích hợp

Bên cạnh đó, Bạn cũng sẽ nhận được các tác vụ trong ứng dụng quản lý Công việc/Dự án Viindoo Project đến từ người quản lý hoặc các đồng nghiệp. Lập ngay một Hành động ấn định theo lịch như ở dưới, bạn sẽ được thông báo nhắc nhở trước ngày đến hạn cũng như có thể theo dõi các tác vụ này bất cứ lúc nào trên thanh công cụ.

Tiêu chí quan trọng nhất của bước này chính là: "Ghi nhiều còn hơn bỏ sót" - hãy lưu ý điều này nhé!

Các Hành động được ấn định với đầy đủ các thông tin và nhiệm vụ, giúp người được nhận cũng như người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và sử dụng các tài liệu, công cụ đi kèm

Xử lý - làm rõ yêu cầu

Liệt kê được các công việc không có nghĩa là bạn phải hoàn thành tất cả mọi việc cùng lúc. Hãy xác định rõ những mục tiêu, yêu cầu của công việc đó để phân loại vào những nhóm phù hợp. Theo David Allen, có 2 nhóm việc có thể được phân loại:

Công việc có thể thực hiện được.

Công việc chưa hoặc không thực hiện được, mà có thể phân thành 3 loại:

Không khả dụng, không có giá trị để đưa vào mục Hủy bỏ.

Có thể trong tương lai sẽ cần thực hiện, đưa vào mục Tương lai. Đây là một nhóm việc có tầm quan trọng lớn về lâu dài, giúp cho Bạn thực hiện được các mục tiêu xa hơn.

Chỉ mang tính chất thông tin, không yêu cầu hành động, để đưa vào mục Tham khảo. Đôi khi đây là những thông tin có ích, giúp cho Bạn thực hiện các công việc khác nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Công việc của Bạn sẽ được lên lịch trình theo thời gian - hãy lưu ý những ô màu đỏ, Bạn chưa thực hiện công việc đó đúng hạn!

Tổ chức công việc

Bước Tổ chức là việc phân phối các nhiệm vụ đã được xác định là có thể thực hiện được vào lịch trình cụ thể. Công việc được thực hiện với nguyên tắc 3Ds - 3 chữ D:

Nếu có thể thực hiện ngay trong vòng 2 phút, hãy làm luôn (Do it). Sau khi làm xong, Bạn có thể bỏ dấu sao cho công việc được ghim và chuyển nó sang cột Hoàn thành trên bảng Ghi chú dạng Kanban.

Nếu công việc này mất nhiều thời gian hơn và Bạn không phù hợp để làm nó, hãy bàn giao cho người khác (Delegate it). Thêm người cần theo dõi công việc vào cuộc trò chuyện, ghi chú hay nhiệm vụ nào cần thiết và để lại tin nhắn - ấn định hoạt động và thời hạn cần hoàn thành.

Nếu công việc này vẫn mất nhiều hơn 2 phút, nhưng chỉ có Bạn mới làm được, hãy đưa vào danh sách hành động cần làm (Defer it). Tạo cho mình thói quen ấn định công việc cần làm trên Lịch biểu để mọi người khác có thể nắm bắt và không làm phiền Bạn trong lúc Bạn đang xử lý các công việc đó.

Tất cả những công việc này đều được phân loại vào các lịch trình cụ thể nhằm tối ưu hóa thời gian hoạt động. Sau khi sắp xếp xong, bạn sẽ sở hữu 4 công cụ để duy trì hệ thống, bao gồm danh sách các dự án, danh sách các việc chờ người khác làm, lịch trình cho việc đang trì hoãn và danh sách hành động tiếp theo.

Dạng thẻ Kanban của ứng dụng Ghi chú - Viindoo Notes giúp cho người dùng dễ dàng lưu và chuyển trạng thái của các công việc cần thực hiện, phân loại chúng vào những nhóm phù hợp để có thể lên lịch hoạt động.

Kiểm tra - xem xét lại thường xuyên

Sau khi thu thập đủ 4 bộ dữ liệu, việc Bạn cần làm là xem xét lại tổng thể về những điều Bạn đã, đang và sẽ làm. Đây là lúc mà Bạn cần rà soát hệ thống, kiểm tra những danh sách và cố gắng thu xếp thời gian để “dọn dẹp" chúng nhanh nhất có thể.

Allen cũng đề xuất quy trình Xem xét lại nên diễn ra hàng tuần - công việc sẽ không bị ách tắc quá nhiều khiến cho người dùng trở nên nản lòng. 5 việc cần làm thì luôn dễ thực hiện hơn là 10, 15 hay 50 việc, phải không? Đồng thời, việc kiểm tra lại hàng tuần cũng giúp cho Bạn cảm thấy thoải mái về những việc đã hoàn tất, tạo động lực tiếp tục làm những công việc mới khó khăn hơn.

Hãy tận dụng tối đa tính năng Ấn định hoạt động của Viindoo. Bạn có thể thiết lập sao cho có các thông báo đẩy hiện lên nhắc nhở khi thời hạn đến. 

Thực hiện

Có thể nói đây chính là bước đơn giản nhất, bởi việc của Bạn chỉ là… làm việc và làm việc mà thôi! Hãy nhớ đánh dấu các công việc đã hoàn thành để loại bỏ chúng khỏi "hộp tin cậy" và thay thế chúng bằng những công việc khác.

Có thể nói, 5 bước của Getting Things Done vô cùng đơn giản, dễ thực hiện với mọi cá nhân. Điều duy nhất đòi hỏi người dùng phải cố gắng chính là sự nhẫn nại, kiên trì, thực hiện trong thời gian dài.

Trên đây là chi tiết của phương pháp Getting Things Done và cách ứng dụng phần mềm Viindoo vào thực hiện phương pháp trên. Các Doanh nghiệp có thể khuyến khích các nhân viên thực hiện phương pháp này nhằm thu lại hiệu quả cũng như xây dựng tính tự giác cao, kết hợp tốt với phần mềm Viindoo trong vận hành và quản lý Doanh nghiệp.