Lịch sử của Sơ đồ Gantt

Khái niệm Sơ đồ Gantt lần đầu tiên được phát triển vào khoảng đầu Thế kỷ 19 bởi Henry L. Gantt, người Mỹ. Ông cùng với đồng nghiệp Frederick Taylor đã nghĩ ra một phương pháp mô tả việc lập kế hoạch sản xuất cho các nhà máy và phân xưởng. 

Khi đó, Sơ đồ Gantt được vẽ bằng tay và rất khó xây dựng. Cũng vì thế, thường người ta sẽ phải vẽ lại toàn bộ biểu đồ mỗi khi có sự thay đổi. Sau đó, các nhà quản lý dự án đã cải tiến tình trạng này bằng cách tạo một biểu đồ trống và sử dụng các thanh, khối rời để có thể dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết.

Vào những năm 1980, sự ra đời của máy tính cá nhân đã mang lại bước tiến quan trọng cho việc quản lý dự án bằng Sơ đồ Gantt, hỗ trợ việc tùy chỉnh và thiết lập nhiều phiên bản sơ đồ cụ thể và chi tiết hơn. Các nhà quản lý dự án bắt đầu sử dụng máy tính để tạo ra các biểu đồ Gantt với các tính năng tùy chỉnh linh hoạt. 

Tuy nhiên phải sau khi có sự xuất hiện của Internet, biểu đồ Gantt mới được áp dụng phổ biến và rộng rãi như hiện nay.

Ưu điểm của Sơ đồ Gantt đối với các doanh nghiệp

1. Dễ dàng theo dõi lịch trình hay tiến độ dự án

Sơ đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan và có chiều sâu cho tất cả thành viên trong dự án. Nó cho phép người quản lý cũng như nhân viên có thể theo dõi toàn bộ quá trình thực thi công việc, nhiệm vụ nào diễn ra trước, theo sau bằng nhiệm vụ nào, diễn ra trong bao lâu, v.v.. 

Sơ đồ Gantt sẽ thể hiện mức độ và số lượng công việc cần hoàn thành, từ đó mọi người sẽ tập trung vào các nhiệm vụ cần hoàn thành. 

2. Đảm bảo hiệu quả hoạt động và phân bổ nguồn lực, tài nguyên hợp lý

Sơ đồ Gantt sẽ giúp tất cả nhân sự trong công ty đều có thể theo dõi được tiến độ làm việc của chính bản thân và những người khác. Người quản lý có thể sử dụng Sơ đồ Gantt để theo dõi được các công việc thực tế và phân công đúng người vào đúng phần việc, hạn chế tối đa việc thiếu hay thừa nhân sự khi bắt tay vào dự án. Việc theo sát tiến độ thực hiện của mọi người cũng giúp người quản lý dễ dàng phát hiện “điểm nghẽn”, từ đó điều phối nguồn lực hỗ trợ phù hợp.

3. Nắm bắt toàn bộ thông tin công việc một cách dễ dàng hơn

Sự rõ ràng và trực quan của Sơ đồ Gantt giúp đơn giản hóa cái nhìn về những công việc phức tạp. Biểu đồ sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo trình tự thời gian cần thực hiện một cách hợp lý, từ đó giúp các thành viên trong nhóm tập trung hoàn thành công việc theo thứ tự, quy trình cụ thể, tránh bị nhầm lẫn khi gặp số lượng công việc lớn.

4. Dự đoán được những thay đổi có thể xảy ra

Việc lên kịch bản “điều gì sẽ xảy ra nếu” bằng Sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn quản lý được các thay đổi với lịch trình dự án. Ví dụ: bạn cần lên một công việc bắt đầu vào thứ Hai, nhưng nếu lùi lịch sang thứ Năm thì điều gì sẽ xảy ra, liệu có bị ảnh hưởng gì đến các công việc khác? Việc sắp xếp các công việc theo thứ tự thời gian và ưu tiên thực hiện sẽ giúp bạn luôn có cái nhìn tổng thể về dự án, từ đó có cơ sở trước mỗi quyết định thay đổi.

Một số nhược điểm của sơ đồ Gantt

1. Tốn khá nhiều thời gian để tạo

Việc thiết lập Sơ đồ Gantt cho một dự án với nhiều công việc phức tạp sẽ khá khó và tốn nhiều thời gian. Vì vậy khi tạo Sơ đồ Gantt, người quản lý cần thu thập tất cả thông tin cần thiết, bao gồm ngày bắt đầu, dự kiến thời gian kết thúc, những tài nguyên nên được sử dụng vào từng phân mục và sau đó mới bắt đầu tiến hành sắp xếp các nhiệm vụ vào dòng thời gian.

2. Không chỉ rõ được những công việc nào cần được ưu tiên

Các Sơ đồ Gantt thông thường sẽ chỉ tập trung vào việc trình bày những nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án, thứ tự bắt đầu và thời gian dự kiến hoàn thành công việc. Sơ đồ sẽ không thể hiển thị mức độ ưu tiên với nhiệm vụ cụ thể. Vì vậy, các thành viên khác trong nhóm có thể không nắm bắt được những ưu tiên đó và bỏ lỡ những chú ý đặc biệt với công việc ấy.

3. Không thể cung cấp chi tiết về sự phụ thuộc của các công việc với nhau

Sơ đồ Gantt có thể chỉ ra thời gian mà bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt tay làm nhiệm vụ tiếp theo, nhưng sẽ không cung cấp được chi tiết những liên quan giữa hai công việc.

4. Sơ đồ Gantt trong Viindoo

Với Sơ đồ Gantt trong Viindoo, mọi việc sẽ được kiểm soát dễ dàng, nhanh chóng hơn so với nhiều Sơ đồ Gantt khác. Bên cạnh việc đáp ứng được các ưu điểm của Sơ đồ Gantt nói chung, Sơ đồ Gantt của Viindoo giải quyết gọn nhẹ những nhược điểm mà tại các mô hình khác còn tồn đọng:

Thứ nhất, hệ thống Viindoo có thể tự động xây dựng Sơ đồ Gantt dựa theo dữ liệu về các công việc, nhiệm vụ có sẵn mà không mất thời gian xây dựng lại. Điều này giúp cho sơ đồ Gantt của Viindoo sẽ luôn được linh động, dễ thay đổi và thích nghi với mọi sự thay đổi trong thông tin.

Thứ hai, Sơ đồ Gantt của Viindoo sẽ chỉ rõ công việc đang ở giai đoạn nào, có cần ưu tiên hay không dựa theo từng mảng màu, tag phân loại và việc đánh dấu sao cho nhiệm vụ. Nhờ có vậy, các thông tin trong sơ đồ sẽ được cụ thể, người quản lý cũng dễ dàng bám sát tiến độ công việc.

Thứ ba, Sơ đồ Gantt của Viindoo sẽ thể hiện sự phụ thuộc của các công việc bằng các đường nối, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và từng cá nhân nắm được việc của nhau để quy trình vận hành được diễn ra tối ưu nhất.

Sơ đồ Gantt chính là một công cụ hỗ trợ quản lý công việc đắc lực cho các nhà quản lý dự án. Dù còn một số những nhược điểm và bước đầu làm quen có thể gặp một chút khó khăn, nhưng về lâu dài nó sẽ giúp bạn đảm bảo được tiến độ và theo sát được dự án mà mình đang thực hiện.