Vì vậy, trước khi triển khai các giải pháp chuyển đổi số, nhà lãnh đạo DN cần truyền thông về những lợi ích và định hướng tới một tương lai tích cực khi ứng dụng công nghệ. Song song với đó, nhà lãnh đạo nên đưa ra những những hệ quả nếu không thay đổi trong thời đại chuyển đổi số để nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn về quyết định đổi mới của DN. Việc để nhân viên hiểu được DN của mình cần bắt kịp xu hướng "thời đại số”, thoát khỏi sự lạc hậu, hướng đến sự phát triển bền vững chính là một trong những nguồn động lực thúc đẩy họ vượt qua tư duy “ngại thay đổi", từ đó tạo nên tâm thế quyết tâm, đồng lòng của toàn thể cán bộ nhân viên trên chuyến tàu đổi mới của DN.

Hãy cho nhân viên biết họ được gì khi tham gia vào quá trình chuyển đổi số của Doanh nghiệp và ngược lại.

Xem thêm: Doanh nghiệp trên hành trình Chuyển đổi số: lựa chọn đúng giải pháp, giải quyết đúng nhu cầu

Phân nhóm nhân viên phù hợp, định hướng kịp thời

Khi DN quyết định giải pháp chuyển đổi số, chắc chắn sẽ có nhiều cách đón nhận thông tin này khác nhau từ phía đội ngũ nhân sự. Bên cạnh những cá nhân có tâm lý “ngại thay đổi”, chống đối trực tiếp hay gián tiếp, vẫn có những nhân viên tiếp nhận công nghệ mới này một cách tích cực.

Theo lý thuyết thống kê và phân loại về mức độ sẵn sàng áp dụng công nghệ mới của Everett Rogers - nhà xã hội học danh tiếng đưa ra 5 nhóm đối tượng dưới đây: 

Nhóm nhân viên đổi mới: Những người sẵn sàng tiên phong, đón đầu và ứng dụng xu hướng công nghệ mới vào công việc. 

Nhóm nhân viên thích nghi nhanh: Những người có tư duy mở về ứng dụng công nghệ, quan tâm và sẵn sàng áp dụng công nghệ vào công việc khi hiểu rõ các lợi ích.

Nhóm nhân viên áp dụng sớm: Những người tiếp cận công nghệ một cách thận trọng, kỹ lưỡng và sẽ áp dụng công nghệ khi thấy được sự hiệu quả của công nghệ mang lại đối với những người khác. 

Nhóm nhân viên áp dụng muộn: Những người tiếp cận công nghệ một cách chậm chạp và chỉ áp dụng công nghệ mới khi nhận ra xu hướng đã thay đổi và loại bỏ công cụ cũ. 

Nhóm nhân viên lạc hậu: Những người bị bỏ lại trong cuộc đua áp dụng công nghệ mới. Họ bảo thủ, không muốn thay đổi và chỉ sẵn sàng sử dụng những công cụ quen thuộc nhưng lỗi thời.

Dựa vào các nhóm đối tượng trên, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt và phân loại các nhóm nhân viên. Đây chính là cơ sở để DN thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số, xây dựng các phương án phù hợp với từng nhóm nhân viên như tập trung khuyến khích áp dụng công nghệ đối với các nhóm nhân viên lạc hậu, hướng dẫn nhóm nhân viên đổi mới truyền cảm hứng cho các nhóm khác,... Việc này không những hỗ trợ nhà lãnh đạo DN tiếp cận đúng hướng và đúng cách đến các nhóm nhân viên mà còn giúp đưa ra những quyết định nhân sự sáng suốt trong quá trình triển khai chuyển đổi số. 

Phân loại Mức độ Sẵn sàng Áp dụng Công nghệ theo lý thuyết Khuếch tán đổi mới của Everett Rogers.

Xem thêm: Doanh nghiệp cần làm gì khi nhân viên không làm việc hết hiệu suất?

Trang bị cho nhân viên những kiến thức cần thiết để sử dụng công nghệ mới

Một khi nhân viên đã thấu hiểu cách vận hành công nghệ, phần mềm mới thì việc giải quyết tâm lý “ngại thay đổi", cố chấp sử dụng các công cụ làm việc thường ngày sẽ không còn là nỗi lo của các lãnh đạo DN.

Việc tổ chức những buổi đào tạo, hướng dẫn thường xuyên, bài bản và quy củ là phương pháp vô cùng hiệu quả để trang bị kiến thức sử dụng phần mềm cho tất cả nhân viên từ trên xuống dưới. Điều này giúp đội ngũ nhân sự có thể sử dụng thành thạo phần mềm, tránh tình trạng để nhân viên vừa làm vừa mày mò tốn thời gian và chi phí. Song song với đó, DN cũng cần cung cấp những phần mềm sở hữu những tính năng hữu ích, thân thiện với người dùng, vừa giúp nhân viên làm quen và thích ứng tốt hơn, vừa để họ có cái nhìn thiện cảm hơn đối với công nghệ mới.

Hiện nay, bên cạnh hoạt động triển khai giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp, có rất nhiều đơn vị như Viindoo còn đồng thời cung cấp những buổi đào tạo trực tiếp hay các khóa học online để nhân viên của các doanh nghiệp có thể tiếp cận học hỏi dễ dàng, nhanh chóng. Không chỉ cung cấp giải pháp được tin dùng bởi nhiều DN lớn, Viindoo còn sở hữu đội ngũ chuyên viên ưu tú, hiểu sâu về nghiệp vụ để giải quyết bài toán DN gặp phải trong quá trình chuyển đổi số.

Tùy theo các gói dịch vụ của Viindoo mà DN lựa chọn, nhân viên sẽ được tập huấn theo các cách thức đa dạng sau:

Triển khai dịch vụ tập huấn online/offline từ cơ bản đến chuyên sâu, phù hợp với thực tế DN.

Cung cấp các bộ clip, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, bộ clip ghi lại từng buổi tập huấn để lưu trữ thành tài liệu đào tạo nội bộ cho DN.

Ngoài trả lời câu hỏi qua Diễn đàn trợ giúp (Forum), Viindoo sẵn sàng hỗ trợ giải đáp thắc mắc của DN qua Liên hệ (Contact Us), Trung tâm hỗ trợ (Helpdesk).

Bên cạnh việc hỗ trợ nhân viên thấu hiểu cách vận hành công nghệ mới, Viindoo còn sở hữu những tính năng “gây nghiện" tới người dùng, tăng thái độ tích cực nhân viên:

Quản lý toàn bộ công việc trên phần mềm: bỏ qua việc phải ghi chép, giao việc miệng.

Mạng xã hội Doanh nghiệp: trò chuyện không giới hạn, đánh dấu sao các nội dung tin nhắn quan trọng, lưu lại toàn bộ lịch sử trao đổi công việc.

Gamification (Game hóa trong quản lý doanh nghiệp): khích lệ nhân viên qua những trò chơi, thử thách, gia tăng niềm vui trong công việc.

Đánh giá hiệu quả công việc bằng phần mềm: tăng sự minh bạch, là cơ sở để xét tăng lương, thêm thưởng,...