Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần thật sự hiểu rõ tiềm lực của mình như thế nào và sử dụng tiềm lực đó ra sao cho các kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Để làm được điều này, các phần mềm ERP đã bắt đầu được các doanh nghiệp Việt chú ý đến. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ ERP là gì và các để các doanh nghiệp nâng cao hiệu khi sử dụng ERP.

ERP hoạt động như thế nào?

Phần mềm ERP có các công cụ công nghệ hiện đại dựa trên các bộ thông tin tích hợp. Từ đó, sẽ tiến hành lập kế hoạch, cung cấp, phân phát các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hợp lý và nhanh nhất.

ERP tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban. 

Các đặc trưng của ERP

1. Cơ sở dữ liệu dùng chung

Như đã đề cập ở trên, ERP tích hợp dữ liệu của tất cả các phòng, ban vào một cơ sở dữ liệu chung của toàn doanh nghiệp. Các dữ liệu này chỉ được nhập một lần và lưu trữ lâu dài. Doanh nghiệp không gặp khó khăn do dữ liệu bị phân tán, cũng như không bị trùng lặp, dư thừa và sai sót về mặt số liệu. 

2. Kết hợp chặt chẽ các tính năng

Mặc dù ERP phục vụ cho tất cả các phòng, ban của doanh nghiệp với những chức năng và nghiệp vụ riêng biệt, nhưng vẫn đảm bảo tính liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó, nguồn dữ liệu của doanh nghiệp sẽ đảm bảo đồng bộ, xuyên suốt. 

3. Cấu trúc linh hoạt

Một đặc trưng khác của ERP là có cấu trúc linh hoạt, đáp ứng được sự thay đổi, điều chỉnh liên tục trong doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể thêm - bớt những module theo nhu cầu mà không ảnh hưởng tới sự hoạt động ổn định của toàn hệ thống.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng ERP hiệu quả?

Không thể phủ nhận ý nghĩa của ERP mang lại cho doanh nghiệp, tuy nhiên, trước khi sử dụng ERP, doanh nghiệp cần:

1. Đổi mới tư duy ứng dụng công nghệ 

Để sử dụng có hiệu quả ERP, trước tiên doanh nghiệp cần có tư duy mới về việc ứng dụng công nghệ, hiểu rõ về việc cần thiết phải chuyển đổi số, thay thế cho phương thức quản lý và hoạt động truyền thống trước đây (sổ sách, excel…). Có được tư duy đúng đắn giúp doanh nghiệp hiểu được vì sao cần sử dụng ERP, từ đó dễ dàng tiếp cận và sử dụng ứng dụng hệ thống này. 

2. Xác định nhu cầu và yêu cầu của các phòng, ban 

Doanh nghiệp cần xác định rõ về nhu cầu sử dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực của từng phòng, ban và các yêu cầu cụ thể. Các phòng, ban trong doanh nghiệp đều thiết phải sử dụng ERP nhưng nhu cầu và yêu cầu của từng phòng, bạn đối với hệ thống này là khác nhau. 

3. Lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp 

Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp ERP nhưng doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của từng phòng, ban. 

Quá trình lựa chọn này đòi hỏi doanh nghiệp phải dành thời gian để tìm hiểu, nghiên cứu một cách kỹ lưỡng. Nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng cũng như cần nâng cấp hoặc thêm bớt các tính năng.

4. Di chuyển dữ liệu 

Một bước rất quan trọng trước khi sử dụng ERP là doanh nghiệp cần tổng hợp dữ liệu trước đây được lưu trữ bằng nhiều cách khác nhau, trên nhiều nền tảng khác nhau và di chuyển lên ERP.  Quá trình này sẽ bao gồm cả việc loại bỏ những dữ liệu không cần thiết. 

5. Khuyến khích, thúc đẩy nhân viên sử dụng 

Việc sử dụng ERP sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất, kiểm soát chất lượng công việc… Do đó, doanh nghiệp cần khiến nhân viên hiểu rõ về ưu điểm và lợi ích của việc sử dụng ERP. Từ đó, khuyến khích nhân viên sử dụng hệ thống, thay cho các phương thức làm việc cũ trước đây như.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đào tạo nhân viên để làm quen với việc sử dụng ERP và các cách thức để sử dụng hiệu quả hệ thống này. 

Trên đây là thông tin về ERP là gì và những lưu ý đối với các doanh nghiệp trước khi sử dụng ERP. Hy vọng bài viết này đã giúp ích cho bạn trong việc hiểu thêm về hệ thống hoạch định nguồn lực vốn đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Khám phá ngay Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo, bộ phần mềm tích hợp, bao gồm nhưng không giới hạn: ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp), CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng), Marketing, Thương mại điện tử... đáp ứng mọi nhu cầu quản lý, vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp.