Khi bắt đầu một dự án mới nào đó, bạn sẽ cảm thấy khó khăn khi không nắm bắt được cách sắp xếp các công việc cần làm. Hãy để Agile project management thay bạn làm điều đó. Tuy nhiên Agile project management là gì? Hiệu quả của nó ra sao? Với những bạn lần đầu tiếp cận đây chắc chắn vẫn còn là thuật ngữ khá xa lạ. Vậy ngay bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về Agile project management và quy trình ứng dụng của phương pháp quản lý dự án này.

Agile project management là gì?

Quản lý dự án Agile bao gồm một lộ trình phát triển sản phẩm và các nhiệm vụ nhỏ để đạt được mục tiêu dài hạn tốt hơn. Nó tạo điều kiện cho làm việc theo nhóm và cộng tác bằng cách tăng phản hồi về sản phẩm.

Agile project management là gì?

Quy trình Agile project management

Về cơ bản, để xây dựng một quy trình Agile project management chúng ta sẽ phải đi qua 5 bước chính sau:

1. Kế hoạch dự án

Cũng như cách quản lý dự án truyền thống, trước khi bắt đầu bất kì một dự án nào, các bạn đều cần phải lên kế hoạch trước mọi thứ từ thời gian đến các phương án khả thi, những rủi ro có thể gặp phải khi thực hiện để có cái nhìn tổng quan nhất về dự án.

>> Xem thêm: Phần mềm Quản lý Dự án và Công việc từ A đến Z

2. Xác định lộ trình

Xác định lộ trình chắc chắn là một yếu tố quan trọng quyết định sự thắng bại của bất kỳ dự án nào. Bạn phải nắm chắc những gì chúng ta cần phải làm trước mắt, cũng như các bước đi tiếp theo để mang lại những thắng lợi lớn và giảm thiểu rủi ro xuống thấp nhất có thể.

Xác định lộ trình trước khi bắt tay làm việc

3. Tiến hành bàn giao và phân công nhiệm vụ

Sau khi đã nắm rõ mọi việc cần làm thì đã đến lúc các nhóm trưởng bàn giao công việc cho từng thành viên. Từ xưa dân gian đã có câu “Một cây làm chẳng nên non/ Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, bởi vậy sự đoàn kết giữa các thành viên sẽ tạo động lực phát triển cho dự án thành công. Giai đoạn này rất cần sự khôn khéo đến từ vị trí người chỉ huy dự án nhằm bảo đảm rằng, tất cả mọi thành viên đều nhận được nhiệm vụ một cách công bằng và đúng với chuyên môn của mọi người.

4. Cập nhật tiến độ

Mỗi dự án cần được tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên với tiêu chí cập nhật tiến độ hoàn thành công việc liên tục. Tham gia vào các cuộc họp hàng ngày để thông báo về những gì các thành viên trong nhóm đã đạt được và những vấn đề còn tồn đọng. Từ đó tất cả mọi người sẽ cùng nhau đưa ra những phương án phù hợp để giải quyết vấn đề khó khăn gặp phải. Tốt nhất là người quản lý sẽ giữ cho các cuộc họp này ngắn gọn để tránh làm chậm tiến độ dự án, nhưng đừng làm cho chúng ngắn đến mức các thành viên trong nhóm không gặt hái được bất kì thông tin có giá trị gì.

5. Tương tác với khách hàng

Hãy đảm bảo rằng bạn có thể cung cấp kết quả từng giai đoạn của dự án cho khách hàng và để họ đưa ra những ý kiến góp ý, quyết định cách thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Thành viên của dự án nên cùng nhau thảo luận về các điểm cần cải thiện, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng về kết quả cuối cùng ở mức cao nhất có thể.

Lợi ích của Agile project management

Sau đây là một số lợi ích được rất nhiều nhà quản trị áp dụng thực tế Agile project management và phản hồi lại:

1. Có rất ít rủi ro

Agile project management bắt nguồn từ ngành công nghiệp phần mềm, khi các lập trình viên nhận ra nhu cầu trong việc tự động hóa quá trình quản lý dự án và dần dần tìm ra giải pháp. Việc chia nhỏ các nhiệm vụ để hoàn thành dự án của Agile cho phép nhóm phát triển kiểm soát được hoạt động của dự án cũng như lường trước được những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó, đưa ra những giải pháp kịp thời.

2. Sản phẩm tuyệt vời hơn

Agile project management làm tăng tương tác giữa nhóm tổ chức dự án với khách hàng. Điều này giúp hiểu rõ được kỳ vọng của khách hàng về sản phẩm hơn. Đồng thời, những phản ánh của khách hàng về sản phẩm sẽ được ghi nhận nhằm cải thiện kết quả cuối cùng.

3. Hợp tác mạnh mẽ hơn

Năm bước được nêu trong quy trình quản lý Agile sẽ cải thiện sự hợp tác thường xuyên hơn giữa các công ty và khách hàng, cũng như giữa các thành viên trong nhóm.

4. Đẩy nhanh tiến độ dự án

Với Agile project management, việc quản lý dự án sẽ được thay thế bằng phương thức tự động hóa. Điều này rất có ý nghĩa trong việc giảm bớt gánh nặng cho các nhóm trưởng. Khi đó, thay vì dành thời gian để theo dõi từng nhiều vụ một như phương pháp quản lý thông thường, với Agile project management, nhóm trưởng có thể đi hỗ trợ các thành viên khác trong quá trình làm việc. Từ đó khiến các nhiệm vụ được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Muốn đưa dự án đến thành công cần dựa trên rất nhiều yếu tốt, trong đó tìm ra một phương pháp quản lý phù hợp chính là một trong những yếu tố quyết định. Hy vọng thông qua bài viết trên, các nhà quản trị đã biết rõ hơn Agile project management là gì và có thể bắt tay áp dụng nó thành công vào thực tiễn.