Công tác văn thư đối với các tổ chức lớn, các đơn vị có nhiều hoạt động trao đổi với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước, hội viên,.. có số lượng hàng ngày phát sinh là vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng lớn tới uy tín của đơn vị. Công việc này sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn, thiết sót nếu thực hiện bằng thủ công. Bạn hãy thử hình dung công việc đơn giản nhất mỗi ngày của Văn thư phải Photo văn bản và gửi tới từng phòng ban/ cá nhân đồng thời lấy chữ ký xác nhận sẽ mất bao lâu cho mỗi văn bản và mỗi người nhận, chưa kể tới các trục trặc như máy photo, không gặp được người cần giao, các văn bản cần chuyển gấp,.. 

Lợi ích của phần mềm

Quản lý Công văn là một bước Chuyển đổi số của tổ chức dễ thực hiện nhất nhưng đem lại hiệu quả dễ thấy nhất:

Phân phối Công văn tức thời tới người đọc (tăng hiệu suất làm việc ít nhất gấp 10 lần)

Tiết kiệm chi phí văn phòng (giấy, mực, máy photo, máy in, sổ sách, tủ và diện tích lưu trữ, điều kiện bảo quản) => giảm thiểu ô nhiễm môi trường, góp phần xây dựng lối sống xanh EcoGreen / EcoLife

Tra cứu, đọc và phân phối lại Công văn một cách nhanh chóng, bảo mật

Hỗ trợ cảnh báo nhắc nhở về Hạn trả lời các Công văn đến => giảm thiểu rủi ro và sai sót đối với Công văn cần trả lời

Chức năng chính

Công văn đến:

Thêm mới Công văn và đính kèm file

Ghi nhận ý kiến chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo

Phân phối Công văn đến các tài khoản phòng ban, đơn vị, cá nhân

Theo dõi được lịch sử truy cập xem, tải Công văn và trả lời

Cảnh báo nhắc nhở đối với các Công văn có yêu cầu trả lời

Công văn đi:

Cho phép kết nối với Công văn đến (nếu cần)

Theo dõi, ghi nhận và và tự động cấp số Công văn

Công văn nội bộ

Danh bạ

Lịch họp của Lãnh đạo

Hệ thống Tài liệu sử dụng chung

Kết nối đồng bộ xác thực Tài khoản với LDAP, Email 

Chặn tải file Công văn và chỉ cho phép xem trực tuyến