Mô tả:

Trước đây, phương pháp truyền thống để lưu trữ và quản lý tài liệu mà chúng ta thường gặp đó là ghi nhận lại trên giấy tờ, băng đĩa từ, … sau đó lưu lại trong thư viện, đánh dấu thẻ và ghi chép thông tin vào các tủ thư mục để có thể tìm kiếm lại khi cần. Sau này máy tính điện tử được sử dụng rộng rãi đã mang lại cho chúng ta cơ hội điện tử hóa các tài liệu này thành các tệp máy tính dùng lưu trữ và cất giữ trong các máy tính cá nhân, các máy chủ. Việc tìm kiếm cũng trở nên dễ dàng và bớt vất vả hơn.

Qua quá trình hoạt động của các cá nhân, các tổ chức, cơ quan thì khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên bùng nổ làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm tài liệu.

Đã có rất nhiều cơ quan, tổ chức hay cá nhân trở nên bối rối với hàng trăm Gigabyte dữ liệu trong máy tính mà không nắm được thực sự chúng là cái gì. Khi để tình trạng này xẩy ra thì việc mất mát thông tin hoặc thông tin bị vùi lấp không thể sử dụng được những tài liệu mà mình lưu trữ là không thể tránh khỏi. 

Xuất phát từ thực tế như trên, việc số hóa và hình thành hệ thống quản lý tài liệu số hóa là cần thiết đối với bất cứ tổ chức nào hiện đang hoạt động. 

Giải pháp được hình thành trên cơ sở kết hợp các phần mềm nhận dạng văn bản, quy trình kiểm soát và sắp xếp hồ sơ kết hợp cùng phần mềm Metadata do EcoIT phát triển nhằm cung cấp đến khách hàng một hệ thống hoàn thiện trong việc số hóa, quản lý và kết nối với hệ thống phần mềm tác nghiệp hiện có. 

Các bước cơ bản của giải pháp số hóa được mô hình theo sơ đồ sau đây: