Giải pháp lưu trữ điện tử
HÀNH LANG PHÁP LÝ
Luật Lưu trữ 01/2011/QH13
Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ
Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
Nghị định số 47/2020/NĐ-CP về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước
Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu về bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước
TỔNG QUAN HỆ THỐNG
Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử
Soạn thảo nhóm
Kiểm soát phiên bản tài liệu
Kiểm soát tài liệu
Quản lý quy trình nghiệp vụ xử lý tài liệu
Quản lý tài khoản
Tìm kiếm toàn văn tài liệu, tìm kiếm nâng cao
Ký số trên tài liệu
KIẾN TRÚC HỆ THỐNG
Nguồn đầu vào:
Tài liệu giấy => OCR bóc tách nội dung => Biên mục, đưa tài liệu vào lưu trữ
Tài liệu điện tử từ các hệ thống Quản lý tài liệu/ Quản lý văn bản khác => NGSP/LGSP => Đưa tài liệu vào lưu trữ
Các dịch vụ doanh nghiệp:
Lưu trữ tài liệu và khai thác (ECM)
Số hoá nhận dạng tài liệu tiếng Việt (OCR)
Ký số và timestamp
Hạ tầng lưu trữ linh hoạt:
RDBMS/ NoSQL của phần mềm lưu trữ điện tử
Big Data của doanh nghiệp
Cloud Storage doanh nghiệp thuê của AWS, Google, Azure…
Các ứng dụng tích hợp:
Định danh công dân điện tử
Trình ký số văn bản
Nộp tờ khai thuế
Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)
CRM/ERP
Service Desk
CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG
Hệ thống hoá hồ sơ bằng bộ lọc linh hoạt, khoa học
Phân loại theo loại văn bản
Phân loại theo cơ quan ban hành
Phân loại theo thời gian ban hành, thời han lưu trữ
Phân loại theo độ mật
Phân loại theo lĩnh vực
Phân loại theo đơn vị
Phân loại theo yêu cầu đặc thù
Khả năng khai thác đa dạng
Tìm kiếm nhanh với từ khoá
Tìm kiếm nâng cao
Đánh dấu vị trí các kết quả tìm kiếm khớp
Sắp xếp tài liệu
Truy xuất tài liệu nhanh
Quản lý phiên bản tài liệu
Check in/ Check out
Quản lý lich sử thay đổi theo phiên bản
Thiết lập cấu hình xoá phiên bản cũ hoặc lưu trữ ra khu vực khác
Quản lý quyền trên tài liệu
Gán quyền cho người dùng, nhóm người dùng
Gán quyền trên loại tài liệu, tài liệu, thuộc tính của tài liệu
Quản lý quy trình động
Định nghĩa quy trình mới
Tạo lập các bước trên quy trình
Cấu hình các bước trên quy trình: phân công đối tượng thực hiện, thời gian xử lý, loại công việc…
Phần luồng xử lý: tuần tự, rẽ nhánh…
Thông báo, cảnh báo:
Thông báo công việc được phân công, cảnh báo các nhiệm vụ/ thời hạn quan trọng
Thiết lập luật thông báo, cảnh báo về tài liệu mới, thay đổi trên nội dung tài liệu, phân loại tài liệu…
Giao diện người dùng:
Web app
Mobile appapp
Báo cáo thống kê
Quản trị:
Quản lý kho tài liệu
Quản lý người dùng, nhóm người dùng
Quản lý quyền
Quản lý cấu trúc metadata của các loại tài liệu
Quản lý quy trình
Theo dõi log
Quản lý lịch sao lưu, tối ưu hoá dữ liệu, nhập/ xuất dữ liệuliệu
Tích hợp với hệ sinh thái các ứng dụng liên quan cho doanh nghiệp/ cơ quan