Phần mềm quản lý văn bản được xây dựng với mục đích giúp Quý công ty:

- Quản lý văn bản đến, đi của Quý Công ty: Giúp lãnh đạo và các bộ phận liên quan khai thác toàn bộ thông tin về văn bản đến của Công ty, văn bản đã phát hành của Công ty theo phân quyền quản lý:

+ Đối với văn bản đến: Lãnh đạo Công ty được xem và xử lý toàn bộ văn bản đến (giao bộ phận cụ thể xử lý); cán bộ, nhân viên được giao xử lý văn bản đến được xem các văn bản đến giao cho bộ phận, cá nhân.

+ Đối với văn bản phát hành của Công ty: Lãnh đạo Công ty được cung cấp toàn bộ thông tin về văn bản đã phát hành: người soạn, người duyệt, người ký; toàn văn văn bản.

- Quản lý lịch công tác: Cập nhật lịch công tác toàn công ty trên phần mềm, nhân viên được phân quyền có thể đăng nhập xem lịch công tác.

- Quản lý kho lưu trữ văn bản: Phần mềm lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của Công ty giúp lãnh đạo Công ty và nhân viên tra cứu, khai thác thông tin tài liệu lưu trữ trên phần mềm.

- Trò chuyện và gửi tin nhắn nội bộ: Lãnh đạo Công ty và các nhân viên có thể trò chuyện, gửi tin nhắn, hình ảnh, tài liệu trực tuyến trên phần mềm.

- Lưu trữ hiển thị danh bạ CBCNV trong công ty.

- Hiển thị lịch làm việc trong ngày, tin nhắn và văn bản đến chưa đọc.

Cách thức triển khai:

Công ty TNHH Tất Thành Vũ: cử kỹ thuật viên khảo sát quy trình làm việc tại Quý công ty và áp dụng theo quy trình đó vào phần mềm tạo sự thân thiện khi sử dụng.

Sau khi xây dựng phần mềm, hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng trực tiếp hoặc từ xa (điện thoại, email, fax, tư vấn trực tuyến…).

Thực hiện sao lưu dữ liệu hàng ngày và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.

Quý Công ty có thể mua hoặc thuê sử dụng phần mềm theo năm (Giá phần mềm có thể thương lượng, tùy vào nhu cầu sử dụng các tính năng phần mềm của Quý Công ty)