Phần mềm lưu trữ số hóa tài liệu là giải pháp công nghệ chuyên dụng được phát triển nhằm phục vụ công tác quản lý, lưu trữ, số hóa và khai thác hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu quản lý dữ liệu lưu trữ một cách khoa học, an toàn và hiệu quả.

Phần mềm đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả số 5869/2020/QTG bởi Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, khẳng định tính pháp lý, tính sở hữu trí tuệ và chất lượng của sản phẩm trong lĩnh vực lưu trữ điện tử và chuyển đổi số tài liệu.

Với khả năng vận hành độc lập trên hệ thống nội bộ của đơn vị, phần mềm giúp số hóa toàn bộ kho hồ sơ giấy, xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung và hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, chính xác theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Tính năng nổi bật

Quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ tập trung

Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên một hệ thống thống nhất.

Tổ chức dữ liệu theo phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, hồ sơ và tài liệu chi tiết.

Hỗ trợ quản lý số lượng lớn hồ sơ, tài liệu trong nhiều năm.

Tra cứu và tìm kiếm thông minh

Tìm kiếm nhanh theo từ khóa (Keyword).

Tra cứu theo số hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, đơn vị tạo lập, thời gian, lĩnh vực hoặc nội dung tài liệu.

Kết quả tìm kiếm chính xác, hỗ trợ truy xuất tài liệu chỉ trong vài giây.

Quản lý tài liệu số hóa

Lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử.

Hỗ trợ các định dạng phổ biến như PDF, Word, Excel, hình ảnh và nhiều định dạng dữ liệu khác.

Liên kết dữ liệu số hóa với hồ sơ lưu trữ tương ứng.

Quản lý thời hạn bảo quản

Theo dõi thời hạn lưu trữ của từng hồ sơ.

Tự động bóc tách các hồ sơ, hộp hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản thành danh mục riêng.

Hỗ trợ công tác đánh giá, tiêu hủy hoặc bảo quản vĩnh viễn theo quy định.

Quản lý lịch sử và truy vết hoạt động

Ghi nhận toàn bộ thao tác của người dùng trên hệ thống.

Theo dõi lịch sử truy cập, chỉnh sửa, cập nhật và khai thác dữ liệu.

Hỗ trợ kiểm tra, giám sát và nâng cao tính bảo mật.

Ưu điểm vượt trội

Bảo mật dữ liệu cao

Hoạt động trên mạng nội bộ hoặc máy chủ riêng của đơn vị.

Phân quyền chi tiết theo từng nhóm người dùng.

Hạn chế tối đa nguy cơ mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu.

Hoạt động độc lập

Không phụ thuộc vào hệ thống bên thứ ba.

Dữ liệu được quản lý tập trung tại đơn vị.

Chủ động trong công tác vận hành và sao lưu dữ liệu.

Không giới hạn chức năng khai thác

Khai thác và sử dụng đầy đủ các tính năng quản lý hồ sơ lưu trữ.

Không giới hạn số lần tra cứu, truy cập hoặc thống kê dữ liệu.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7

Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thường xuyên.

Tư vấn vận hành, nâng cấp và xử lý sự cố nhanh chóng.

Hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người quản trị và người dùng.

Các chức năng chính

Quản lý phông lưu trữ.

Quản lý mục lục hồ sơ.

Quản lý hồ sơ lưu trữ.

Quản lý tài liệu số hóa.

Tìm kiếm và tra cứu nâng cao.

Quản lý thời hạn bảo quản tài liệu.

Quản lý người dùng và phân quyền.

Theo dõi nhật ký hoạt động hệ thống.

Thống kê, tổng hợp và báo cáo dữ liệu.

Sao lưu và phục hồi dữ liệu.

Xuất dữ liệu phục vụ công tác quản lý và báo cáo.

Đối tượng sử dụng

Phần mềm phù hợp triển khai cho:

Cơ quan hành chính nhà nước.

Sở, ban, ngành các cấp.

UBND cấp tỉnh, huyện, xã.

Trung tâm lưu trữ lịch sử.

Các trường học, bệnh viện.

Doanh nghiệp nhà nước và tư nhân.

Tổ chức chính trị, xã hội.

Các đơn vị thực hiện công tác văn thư – lưu trữ.