3 năm
3 năm
Theo thống kê bởi Tổ chức An toàn và sức khỏe nghề nghiệp Châu Âu, cứ 4 nhân viên thì có 1 người bị stress và 60% số người mất việc làm có liên quan tới vấn đề này. Điều đó cho thấy stress sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý của mỗi cá nhân. Áp lực ngày càng lớn sẽ dẫn đến hiệu suất lao động bị giảm đi, công việc bị ứ đọng, mất uy tín với khách hàng.
Để khắc phục được các vấn đề này, chúng ta cần có những phương pháp làm việc hiệu quả để sắp xếp công việc khoa học hơn. Hãy cùng tìm hiểu một phương pháp quản lý công việc hiệu quả của người Nhật - bảng Kanban.
Kanban là gì?
Thuật ngữ Kanban, theo tiếng Nhật, "Kan" có nghĩa là "Trực quan" và "Ban" có nghĩa là "Thẻ" hoặc "Bảng". Ghép lại, Kanban là một chiếc thẻ hoặc bảng trực quan. Mỗi chiếc thẻ tương ứng với từng công việc cần làm và có thể di chuyển qua các giai đoạn khác nhau để người quản lý có thể nắm bắt tình trạng công việc.
Nguồn gốc Kanban được xây dựng bởi Taiichi Ohno - một kỹ sư của Toyota. Kanban bắt nguồn là một hệ thống sắp xếp công việc trực quan nhằm tăng hiệu suất trong xưởng sản xuất công nghiệp. Nhờ bảng Kanban, các công việc trong mỗi quy trình được thể hiện rõ ràng cho tất cả các nhân công và kỹ sư. Từ đó, mỗi người nắm rõ công việc của mình ở quá khứ, hiện tại cũng như tương lai.
Bảng Kanban đơn giản, trực quan bởi chỉ cần liếc mắt một cái là bạn biết công việc cần làm là gì, cái nào trước cái nào sau, và ưu tiên hiện tại thế nào. Chính sự đơn giản và dễ nhìn này tạo nên sự đơn giản hoá cho bộ não về lộ trình tới mục tiêu của bạn.
Lợi ích của Kanban như thế nào?
Ngày nay, nhiều tổ chức sử dụng phương pháp Kanban để nhanh hơn và mang lại trật tư cho các quy trình làm việc lộn xộn của họ. Nói một cách đơn giản, nó giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Một trong các lợi ích đó chúng ta phải kể đến:
Theo dõi được tiến trình công việc với các đề mục đã được chi tiết hóa và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Tối ưu hóa cho làm việc dạng teamwork. Các thành viên đều nhìn thấy tiến độ của mình và mọi người để chủ động điều tiết.
Nhà quản lý theo dõi được công việc của các nhân viên cấp dưới, từ đó làm căn cứ đánh giá nhân viên và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.
Một số lưu ý khi ứng dụng Kanban trong quản lý
Khi sử dụng Kanban để quản lý công việc và dự án, có một số lưu ý để giúp bạn tối ưu hiệu quả của phương pháp này:
Về màu sắc Kanban: Lựa chọn màu sắc khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau, thể hiện mức độ khẩn cấp hay ưu tiên (Ví dụ: Màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh là bình thường).
Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc.
Mỗi cuối tuần thì bạn thu gom những tấm giấy ghi nhớ ở cột “Hoàn thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao, đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu” của bạn cho tuần tiếp theo.
Ứng dụng của Kanban với Viindoo
Quản lý dự án
Nhà quản trị có thể theo dõi tiến trình các công việc của các thành viên qua từng giai đoạn cụ thể:
To Do: Liệt kê các công việc cần làm
Doing: Các công việc đang thực hiện
Done: Các công việc đã hoàn thành
Cancelled: Các công việc đã bị hủy bỏ.
Các tác vụ của từng cá nhân được ghi lại vào từng cột giai đoạn trong ứng dụng quản lý dự án Viindoo Project
>> Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập các giai đoạn dự án trong Viindoo Project
Quản lý công việc cá nhân
Không chỉ trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất cao trong quản lý công việc hàng ngày. Bảng Kanban bằng giấy nhớ hay sử dụng các ứng dụng Kanban đều có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, tránh tình trạng xử lý chồng chéo công việc.
Nhìn vào bảng Kanban trong ứng dụng ghi chú Viindoo Notes, các nhân viên sẽ biết được mình cần làm gì, theo thứ tự như thế nào và hạn chót của các tác vụ
Tìm hiểu thêm: Ứng dụng Ghi chú Viindoo Notes
Như vậy sự phát triển của xã hội càng tăng lên chồng chất của công việc, để làm việc hiệu quả, bạn cần một phương pháp giải quyết vấn đề “đa nhiệm” này. Hy vọng giờ đây các nhiệm vụ trong đầu bạn đã được trực quan hóa ngăn nắp hơn nhờ tìm hiểu phương pháp Kanban là gì. Đối với những nhà lãnh đạo quản lý dự án với nhiều tác vụ nhỏ và nhân lực cùng lúc thì phương pháp Kanban càng chứng minh được hiệu quả to lớn nó mang lại!
