3 năm

Hồ sơ

Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo Quốc gia: Việt Nam Tỉnh thành: Hải Phòng Ngày tham gia: 21/10/2021 Thành viên vàng Sản phẩm chính: Viindoo SaaS, Dịch vụ Tập huấn Chuyển giao Công nghệ, Dịch vụ Tư vấn Triển khai Giải pháp , Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Viindoo, Viindoo Marketplace Lượt truy cập: 114,426 Xem thêm Liên hệ

Video

5 tips quản lý công việc hiệu quả với phần mềm Viindoo

5 tips quản lý công việc hiệu quả với phần mềm Viindoo

Chúng ta đều biết đến Viindoo với thế mạnh là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể All-in-One, giải quyết nghiệp vụ của mọi phòng ban trong doanh nghiệp. Nhưng có thể bạn chưa biết, Viindoo còn là một phần mềm được thiết kế không chỉ dành cho đội ngũ quản lý - điều hành, mà còn hướng đối tượng người dùng là những nhân viên bình thường của doanh nghiệp.Bộ công cụ quản lý công việc cá nhân trong Viindoo vận dụng các lý thuyết quản lý hiện đại, đơn giản và có thể linh hoạt áp dụng cho nhiều tình huống công việc. Bài viết này sẽ chỉ ra 5 tips giúp bạn khai thác tối ta bộ công cụ đó, thoát khỏi tình trạng ngập lụt trong deadline.

1. Lên kế hoạch bằng “Ấn định hành động"

 
 

Ấn định hành động trong phần mềm Viindoo

Trên giao diện của hầu hết các đối tượng (đơn hàng, cơ hội, hóa đơn, nhiệm vụ,…) trong phần mềm Viindoo đều có công cụ trao đổi (thanh chatter) lưu vết toàn bộ nội dung, tài liệu đính kèm và các hoạt động liên quan. Tại đây bạn có thể lên kế hoạch công việc cần làm của chính mình hoặc đồng nghiệp với mô tả chi tiết và deadline thực hiện. Trong hình minh họa, bạn có thể thấy 3 màu sắc của các hành động giúp phân biệt tình trạng:

- Màu đỏ: hành động bị trễ deadline;

- Màu vàng: hành động cần làm hôm nay;

- Màu xanh lá cây: hành động trong tương lai.

Để nắm được tổng thể các nhiệm vụ, công việc của bản thân, bạn chỉ cần nhấn vào icon đồng hồ trên thanh menu chính. Theo mức độ cấp bách (deadline) và quan trọng, hãy sắp xếp thứ tự thực hiện thật phù hợp nhé!
Cảm giác khi nhấn nút “Hoàn thành” một công việc thật yo-most phải không? Mục tiêu là chúng ta hãy làm trắng hết cột “Trễ" và “Hôm nay" trước 5h chiều, không mang công việc về nhà. Hãy dành thời gian chăm sóc bản thân, gia đình của bạn. Viindoo tin rằng mỗi nhân viên có cuộc sống cá nhân hạnh phúc sẽ tạo nên một tập thể hạnh phúc, một doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.

2. Ứng dụng lý thuyết “Getting things done"

Ứng dụng Thảo luận - Viindoo Discuss là công cụ không thể bỏ qua trong việc hỗ trợ bạn quản lý công việc cá nhân. Là nơi tập hợp tất cả các thông báo liên quan đến người dùng (thư gửi đến, kênh trao đổi, tin nhắn trực tiếp, thông tin mới của dự án/nhiệm vụ/đơn hàng/hóa đơn,...), nếu không biết cách quản lý, bạn rất dễ gặp rắc rối với hàng trăm thông báo trong phần mềm. Bí quyết là hãy thử áp dụng lý thuyết “Getting things done” (tạm dịch: Hoàn thành mọi việc).Dưới đây là một gợi ý, và mình tin rằng khi sử dụng phần mềm bạn sẽ còn khám phá ra nhiều cách áp dụng hay hơn.Khi kiểm tra Hộp thư đến, bạn có thể phân loại theo cách sau:
  • Nếu công việc có thể xử lý trong vòng 02 phút, hãy làm luôn và ngay! Ví dụ: xác nhận thông tin với khách hàng, phản hồi nhanh ý kiến cho đồng nghiệp, báo cáo tiến độ công viêc cho cấp trên,... Viindoo đã để sẵn các nút “phản hồi" và “tích hoàn thành" trên giao diện của Thông báo để bạn thuận tiện thao tác. 
  • Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn 02 phút để nghiên cứu, sắp xếp và xử lý công việc, hãy đánh dấu sao cho chúng! Lúc này, hệ thống sẽ tự động lưu trữ những công việc này vào mục “Được gắn sao". Thao tác này giúp bạn không những nhanh chóng lưu lại các công việc quan trọng mà còn thu hẹp phạm vi cần quan tâm trong ngày.
 
Gắn dấu sao trong Hộp thư đến

3. Đánh dấu sao - Làm nổi bật việc quan trọng

Tính năng đánh dấu sao không chỉ có trong ứng dụng Thảo luận, bạn sẽ thấy dấu sao xuất hiện ở mọi nơi trong phần mềm Viindoo. Xét trên tiêu chí giao diện người dùng, phần mềm Viindoo được khách hàng nhận định đơn giản và thông minh hơn phần lớn các phần mềm ERP khác, tuy nhiên, bạn vẫn khó tránh khỏi tình huống "hoa mắt" khi vào phần mềm vì có quá nhiều dự án/ nhiệm vụ, đơn hàng, ... cần theo dõi. Càng giữ chức vụ cao, bạn càng phải quản lý nhiều thông tin, công việc. Nhưng yên tâm, vì "dấu sao" sẽ giúp bạn! Cùng xem ví dụ dưới đây: Nhân viên A (Trưởng phòng) có thể xem được 17 Dự án, bao gồm 4 Dự án liên quan trực tiếp đến A/ phòng ban của A và 13 Dự án của phòng ban khác.
 
 

Giao diện tổng quan trước khi gắn dấu sao của ứng dụng Quản lý Dự án Viindoo Project

Trước khi áp dụng “gắn dấu sao", giao diện tổng quan quản lý Dự án của bạn A luôn hiển thị đầy đủ 17 Dự án sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Lúc này, khi cần kiểm tra tiến độ của một dự án, A sẽ mất thêm thời gian để dò tìm hoặc dùng Bộ lọc. 

 
 

Giao diện tổng quan sau khi gắn dấu sao trong ứng dụng quản lý Dự án Viindoo Project

Sau khi gắn dấu sao cho 4 Dự án quan trọng và lưu chúng vào mục “Yêu thích", giao diện tổng quan trở nên rõ ràng và có trọng tâm. Nhờ đó, A có thể thực hiện các thao tác tiếp theo nhanh chóng, ví dụ: kiểm tra tiến độ, tạo mới các Nhiệm vụ, phân công, giao việc, …

4. Ghi chú - Sổ tay điện tử ghi chép mọi lúc, mọi nơi, mọi thứ

Mình vốn rất thích ghi chép trên giấy, việc ghi chép giúp mình làm rõ tư duy và nhớ mọi thứ dễ hơn. Từ khi sử dụng phần mềm Viindoo, cuốn sổ tay đã được kéo dài vòng đời gấp hai, ba lần bởi phần lớn ghi chép đã được mình thực hiện trên ứng dụng Ghi chú - Viindoo Notes dễ dàng bằng điện thoại thông minh hoặc laptop.
 
 

Ứng dụng Ghi chú trong phần mềm Viindoo

Bạn có thể phân loại các cột ghi chú theo chủ đề hoặc theo giai đoạn thực hiện của công việc. Mình hay sử dụng cách thứ nhất, nó cho phép mình mở rộng phạm vi các chủ đề mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hiển thị thông tin.

 
 

Phân loại Ghi chú trong phần mềm Viindoo

Trong một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể đề cao tính chia sẻ và làm việc cộng tác, Ghi chú như một không gian riêng cho bạn. Chỉ mình bạn có thể tạo, sửa, xem, xóa những nội dung ở Ghi chú. Khi muốn chia sẻ thông tin với ai đó, bạn chỉ cần thêm họ vào mục Theo dõi, hoặc gửi email ngay trên thanh Chatter của Ghi chú. Nhanh chóng. Thuận tiện. 

5. Bảng thông tin - Xem mọi thông tin bạn cần trên một giao diện

Điều cuối cùng, cũng là điều mình thích nhất trong bộ công cụ Quản lý công việc cá nhân của phần mềm Viindoo - Bảng thông tin tập trung - Viindoo Dashboard - ứng dụng giúp tổng hợp các thông tin từ mọi nơi trong phần mềm vào một nơi duy nhất. Bạn sẽ không cần phải truy cập từng ứng dụng để xem báo cáo, tiến độ công việc. Điều này đặc biệt hữu ích cho các cấp quản lý. Để có được sự thuận tiện này, trước tiên ở từng ứng dụng, bạn cần thực hiện thao tác “Thêm vào Bảng thông tin của tôi". 
 
 

Ví dụ về Giao diện Bảng thông tin trong Viindoo

Trên đây mình đã chia sẻ kinh nghiệm cá nhân trong vấn đề Quản lý công việc với phần mềm Viindoo, hy vọng chúng hữu ích cho bạn. Thảo luận và chia sẻ những bí quyết khác mà bạn đã trải nghiệm ở phần Bình luận phía dưới nhé!